5 mẹo sử dụng PowerPoint chuyên nghiệp Tháng Năm 9, 2008

Phần mềm PowerPoint của hãng Microsoft đã rất phổ biến với người dùng Việt Nam. Đặc biệt với những người hay phải thuyết trình, giảng dạy bằng PowerPoint. Dưới đây xin giới thiệu các mẹo giúp bạn sử dụng chuyên nghiệp Microsoft PowerPoint 2003.

1. Sử dụng các mẫu PowerPoint sẵn có của Microsoft để tận dụng các thiết kế chuyên nghiệp (Microsoft PowerPoint templates)

Các mẫu thiết kế sẵn này ngoài việc có các trang trí đồ họa chuyên nghiệp, nó còn đã được định nghĩa các font chữ, căn lề, số trang, ngày tháng,….

Cách chọn các template này như sau: Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn Format Chọn Slide Design… Bên phía tay phải của Microsoft PowerPoint 2003 sẽ xuất hiện các mẫu thiết kế sẵn và bạn có thể chọn bất kỳ mẫu nào hợp với nội dung trình bày của bạn.

Phía dưới cùng của các template này có 2 ô vuông đặc biệt sau (xem hình).

- Additional Design Templates: Đây là chức năng cho phép bạn thêm các template vào thư viện template sẵn có của PowerPoint. Các template này bạn có thể có từ nguồn download trên mạng internet hoặc copy từ máy tính khác

- Design Templates on Microsoft Office Online: Chức năng này cho phép bạn tìm và lấy thêm các mẫu PowerPoint nữa trên website của Microsoft.

Sau khi chọn được một template nào đó để dùng rồi, bạn vẫn có thể chỉnh sửa nó cho hoàn toàn thích hợp với yêu cầu của mình. Cách làm như sau:

Từ menu của Microsoft PowerPoint 2003 Chọn View Chọn Master Chọn Slide Master. Lúc này PowerPoint sẽ hiện ra các thiết kế gốc của template. Từ đây bạn có thể chỉnh sửa mọi thứ trong template này và khi kết thúc, bạn ấn nút Close Master View trên thanh Slide Master View.

Kết quả chỉnh sửa này sẽ được áp dụng cho tất cả các slide hiện có các cho các Slide tạo mới.

2. Sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation)

Một bài thuyết trình tốt ngoài việc có các hình ảnh minh họa trực quan thì việc mô tả các quy trình bằng các chuyển động, âm thanh, kỹ xảo hình ảnh (được gọi chung là Animation) cũng có tác dụng tốt cho người xem.

Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn. Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation

Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).

3. Lưu các font chữ sử dụng trong Slide của bạn đi theo file PowerPoint

Việc này rất hữu ích khi Slide của bạn có soạn thảo bằng các font chữ không phổ biến (TCVN, VNI, font thư pháp,…), nó giúp bạn khi mang file PowerPoint này đến một máy tính khác trình diễn mà máy này không có các font đó Slide của bạn vẫn hiển thị được nội dung như mong muốn.

Cách làm: Khi soạn thảo Slide xong, trên menu File của PowerPoint Chọn Save as. Tại hộp thoại Save as, chọn Tools (bên tay phải, phía trên cùng), Chọn Save Option…

Hộp thoại mới mở ra và phía dưới cùng có lựa chọn Embed Truetype fonts. Sau khi lựa chọn ô này, bạn tiếp tục chọn một trong hai lựa chọn phía dưới:

- Embeb characters in use only (best for reducing file size): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn, nhưng người dùng không soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font đặc biệt này được. Ngược lại nó giúp kích cỡ file PowerPoint nhỏ gọn.

- Embeb all characters (best for editing by others): Lựa chọn này giúp PowerPoint lưu các font cần để hiển thị Slide cho bạn và cho phép người dùng có thể soạn thảo, thay đổi các chữ có sử dụng các font chữ này. Ngược lại nó làm kích cỡ file PowerPoint lớn lên khá nhiều.

4. Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide

Nếu bạn muốn trình diễn một đoạn video trong bài thuyết trình của mình thì nên làm theo cách sau: Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ đây bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide.

Cách chèn ảnh, âm thanh vào Slide tương tự như trên.

5. Sử dụng các phím tắt một cách hữu dụng

- Chuyển đổi chữ hoa chữ thường nhanh: Bôi đen những ký tự cần chuyển đổi và nhấn đồng thời Shift+F3

- Tắt màn hình trình diễn tạm thời: Ấn phím B Màn hình đen: Ấn lại phím B Màn hình trở về bình thường. Tương tự ấn phím W Màn hình trắng: Ấn lại phím W Màn hình trở về bình thường.

- Ấn phím F5 để bắt đầu trình diễn Slide. Muốn trình diễn Slide hiện tại, ấn đồng thời Shift+F5.

- Để quay về Slide đầu tiên: Ấn 1 + Enter

- Để nhảy tới Slide nào đó: Ấn số slide cần nhảy tới + Enter

Lấy avatar của 1 tài khoản Y!M Tháng Tư 18, 2008

Avatar là hình ảnh nhỏ đi kèm theo mà mỗi tài khoản Yahoo sử dụng để đại diện cho mình. Nếu 1 người sử dụng avatar, bạn có thể nhìn thấy avatar trên danh sách bạn bè của mình ở Yahoo Messenger. Trong trường hợp bạn muốn lấy 1 hình ảnh tương tự bạn mình để làm avatar, thì ngoài cách xin hình ảnh đó, bạn có thể truy cập vào http://img.msg.yahoo.com/avatar.php?yids=…. với dấu … là tên ID bạn muốn lấy avatar. Chẳng hạn, bạn muốn lấy avatar của nick 12345 thì bạn sẽ sử lại link trên thành http://img.msg.yahoo.com/avatar.php?yids=12345, lập tức hình ảnh avatar của nick 12345 đang sử dụng sẽ được hiện ra. Việc bây giờ  của bạn chỉ là save hình ảnh đó lại và sử dụng làm avatar cho chính mình.

Những thủ thuật tìm kiếm với Google ! Tháng Tư 6, 2008

Chúng ta dùng từ khoá riêng của google (gần giống mấy cái hàm trong lập trình hay bảng tính excel vậy) để tìm tài liệu.

1-[intitle:]
Cú pháp intitle:giá trị cần tìm
khi dùng từ khoá này Google sẻ tìm tất cả các trang có tiêu đề chứa “giá trị cần tìm” mà chúng ta muốn tìm.
Ví dụ bạn hãy rõ vào ô tìm kiếm của Google intitle:login Google sẽ tìm các trang có từ login trong tiêu đề. Còn nếu bạn nhập vào ô tìm kiếm intitle:login password thì Google sẻ tìm tất cả những trang có tiêu đề là login và từ password nằm trong trang đó.
Bạn hãy thử lại một lần nữa rõ vào ô tìm kiếm của Google là intitle:”Đăng nhập” “Mật khẩu”

2-[site:]
Đôi lúc khi tìm thông tin. Bạn chỉ chú ý tin từ một trang web nào đó thôi. Không cần chú ý đến các trang khác. Thì phải làm thế nào giửa biển thông tin Internet. Những lúc như thế nào từ khoá site sẽ giúp bạn.
Cú pháp thông tin cần tim site:website cần tìm tin
Ví dụ: bạn rõ vào ô tìm kiếm LRC site:ctu.edu.vn nhớ là không rõ www.ctu.edu.vn nhe. Khi đó bạn sẽ tìm đưọc LRC trong trang Ctu.
Hoặc rõ vào “DangTrungHieu” site:ctu.edu.vn rồi nhấn tìm xem.
Nhớ là giữa từ site và địa chỉ ngắn của trang web không có khỏan trắng.

3-[inurl:]Từ khoá này sẽ giúp bạn tìm những địa chỉ URL(đường dẫn) có từ bạn cần tìm.
Cú pháp inurl:từcầntìm. Ví dụ Tui muốn tìm những đường dẫn nào mà có từ “dangtrunghieu” trong nó thì tôi rõ inurl:dangtrunghieu vào ô tìm kiếm. Google sẽ liệt kê cho tôi những trang có từ dangtrunghieu trong đường link của nó.
Rõ thữ inurl:pgv site:ctu.edu.vn thử xem.
Còn nếu bạn muốn tìm nhiều hơn một từ thì dùng từ khoá allinurl: thay cho inur:l

4-[filetype:]
Có những lúc muốn tìm e-book hoặc là những trang html hay những tài liệu có đuôi .doc thì làm sao. Từ khoá filetype: cũng sẽ giúp bạn.
Cú pháp filetype:phầnmởrộngcủatàiliệu. Từ khóa này cần kết hợp với từ khóa site: thì mới làm việc hiệu quả được.
Ví dụ bạn rõ vào ô tìm kiếm filetype:doc site:ctu.edu.vn tvà tìm. Lúc đó Google sẽ tìm những tài liệu word trên Ctu mình.

Tương tự như vậy bạn hãy rõ vào filetype:pdf site:org “Toán học” thử xem có tìm được gì không

5-[related:]
Trong lúc tìm kiếm. Có lúc mình tìm một trang nào đó hoài nhưng không gặp. Thì chúng ta có thể không cần tìm nó nữa. Mà tìm anh em của nó. Tức là những trang có nội dung tương tự như thế. Từ khoá related: sẽ giúp bạn.
Cú pháp related:têntrangwebmuốntìmnộidungliênquan
Ví dụ: rõ related:www.php.net vào ô tìm kiếm của Google.

6-[link:]
Bạn đã xây dựng môt website cho riêng mình. Nhưng bạn không biết có ai đặt liên kết trang site của họ đến trang mình hay không. Từ khóa link sẽ giúp bạn
Cú pháp link:tên_website_cân_tìm
Ví dụ link:www.ctu.edu.vn Google sẽ giúp bạn tìm những web nào có đặt link của Ctu trên nó.

7-[cache:]Đôi lúc khi tìm thông tin bạn nhận thấy rằng có những website từ lâu nó đã không còn tồn tại trên mạng nữa rồi. Học nó đã thay đổi đường dẫn đi đâu rồi. Làm cho bạn tìm gặp nó trên Google nhưng mà không vào trang chính của nó được. Có lẽ là để đảm bảo mọi người tin vào mình, nên Google khi tìm thấy một trang nào mới nó đã tự động copy một bản sao rồi. Mặc dầu trang đó không còn tồn tại nhưng bạn có thể xem đưọc nó một phần. Từ khoá cache sẽ giúp bạn vào ngay trang mà Google đã copy.
Cú pháp cache:địa_chi_web_cần_xem_bản_sao
ví dụ cache:www.ctu.edu.vn bạn sẽ thấy được bản sao mà Google đã copy trang chủ của trường ta.
Còn bạn muốn tìm từ nào đó trong bản copy của Google thì bạn thêm từ cần tìm vào phía sau của dòng lệnh trên.
Ví dụ cache:www.ctu.edu.vn học lúc đó Google sẽ tô vàng chữ học trong trang chủ ctu và tô vàng nó luôn.
Nếu chưa tin lắm thì làm thêm ví dụ này nhe:
cache: cache:http://forum.ctu.edu.vn/profile.php?mode=viewprofile&u=254& dangtrunghieu

8-[intext:]
Với từ khóa này Google sẽ chú ý đến từ chúng ta tìm thôi. Nó không chú ý đến những thứ khác. Bạn có thể không cần chứ năng này vì có chức năng tương đương của nó là nhập dấu nháy kép vào trước từ cần tìm.
Tuy nhiên đôi khi chúng ta cũng muốn màu mè chút mà
Cú pháp intext:tư_cần_tìm
Ví dụ intext:điểm site:ctu.edu.vn hoặc intext:”thời khóa biểu” site:ctu.edu.vn

9-[index of/]
Chắc đã có nhiều lần bà con lướt web gặp những trang mà cho chúng ta duyệt theo thư mục .Gặp những trang hay, chứa rất nhiều tài nguyên trong đó. Nếu chúng ta quên ghi địa chỉ của nó lại thì khi chúng ta cần tìm lại chúng ta phải làm sao. Google sẽ giúp bà con.
Cú pháp index of/loai_tai_liêu_cân_tìm
Ví dụ index of/files.
Bà con nhớ có khoản trống giữa index và of nhen

List of Hotkeys Tháng Ba 25, 2008

Windows HotkeysCtrl + Escape or Win: Display start menu.
Shift + F10 or AppsKey: Display context menu.
Win + E: Open Windows Explorer.
Win + R: Open Run dialog.
Win + M: Minimize all windows.
Win + Shift + M: Undo minimize all windows.
Win + D: Toggle minimize all windows.
Win + B (XP only): Activate system tray. Arrow keys select, Enter double-clicks, and AppsKey or Shift + F10 right-clicks.
Win + L (XP Only): Locks keyboard. Similar to Lock Workstation.
Win + F or F3: Open Find dialog. (All Files) F3 may not work in some applications which use F3 for their own find dialogs.
Win + Control + F: Open Find dialog. (Computers)
Win + U: Open Utility Manager.
Win + F1: Open Windows help.
Win + Pause: Open System Properties dialog.
Win + Tab: Cycle through taskbar buttons. Enter clicks, AppsKey or Shift + F10 right-clicks.
Win + Shift + Tab: Cycle through taskbar buttons in reverse.
Alt + Tab: Display CoolSwitch. More commonly known as the AltTab dialog.
Alt + Shift + Tab: Display CoolSwitch; go in reverse.
Alt + Escape: Send active window to the bottom of the z-order.
Alt + Shift + Escape: Activate the window at the bottom of the z-order.
Alt + F4: Close active window; or, if all windows are closed, open shutdown dialog.
Shift while a CD is loading: Bypass AutoPlay.
Ctrl + Alt + Delete or Ctrl + Alt + NumpadDel (Both NumLock states): Invoke the Task Manager or NT Security dialog.
Ctrl + Shift + Escape (XP Only): Invoke the task manager. On earlier OSes, acts like Ctrl + Escape.
Printscreen: Copy screenshot of current screen to clipboard.
Alt + Printscreen: Copy screenshot of current active window to clipboard.
Ctrl + Alt + Down Arrow: Invert screen. Untested on OSes other than XP.
Ctrl + Alt + Up Arrow: Undo inversion.

Generic

Ctrl + C or Ctrl + Insert: Copy.
Ctrl + X or Shift + Delete: Cut.
Ctrl + V or Shift + Insert: Paste/Move.
Ctrl + N: New… File, Tab, Entry, etc.
Ctrl + S: Save.
Ctrl + O: Open…
Ctrl + P: Print.
Ctrl + Z: Undo.
Ctrl + A: Select all.
Ctrl + F: Find…
Ctrl + F4: Close tab or child window.
F1: Open help.
F11: Toggle full screen mode.
Alt or F10: Activate menu bar.
Alt + Space: Display system menu. Same as clicking the icon on the titlebar.
Escape: Remove focus from current control/menu, or close dialog box.

Generic Navigation

Tab: Forward one item.
Shift + Tab: Backward one item.
Ctrl + Tab: Cycle through tabs/child windows.
Ctrl + Shift + Tab: Cycle backwards through tabs/child windows.
Enter: If a button’s selected, click it, otherwise, click default button.
Space: Toggle items such as radio buttons or checkboxes.
Alt + (Letter): Activate item corresponding to (Letter). (Letter) is the underlined letter on the item’s name.
Ctrl + Left: Move cursor to the beginning of previous word.
Ctrl + Right: Move cursor to the beginning of next word.
Ctrl + Up: Move cursor to beginning of previous paragraph. This and all subsequent Up/Down hotkeys in this section have only been known to work in RichEdit controls.
Ctrl + Down: Move cursor to beginning of next paragraph.
Shift + Left: Highlight one character to the left.
Shift + Right: Highlight one character to the right.
Shift + Up: Highlight from current cursor position, to one line up.
Shift + Down: Highlight from current cursor position, to one line down.
Ctrl + Shift + Left: Highlight to beginning of previous word.
Ctrl + Shift + Right: Highlight to beginning of next word.
Ctrl + Shift + Up: Highlight to beginning of previous paragraph.
Ctrl + Shift + Down: Highlight to beginning of next paragraph.
Home: Move cursor to top of a scrollable control.
End: Move cursor to bottom of a scrollable control.

Generic File Browser

Arrow Keys: Navigate.
Shift + Arrow Keys: Select multiple items.
Ctrl + Arrow Keys: Change focus without changing selection. “Focus” is the object that will run on Enter. Space toggles selection of the focused item.
(Letter): Select first found item that begins with (Letter).
BackSpace: Go up one level to the parent directory.
Alt + Left: Go back one folder.
Alt + Right: Go forward one folder.
Enter: Activate (Double-click) selected item(s).
Alt + Enter: View properties for selected item.
F2: Rename selected item(s).
F7: New folder.
Ctrl + NumpadPlus: In a Details view, resizes all columns to fit the longest item in each one.
Delete: Delete selected item(s).
Shift + Delete: Delete selected item(s); bypass Recycle Bin.
Ctrl while dragging item(s): Copy.
Ctrl + Shift while dragging item(s): Create shortcut(s).

In tree pane, if any:
Left: Collapse the current selection if expanded, or select the parent folder.
Right: Expand the current selection if collapsed, or select the first subfolder.
NumpadAsterisk: Expand currently selected directory and all subdirectories. No undo.
NumpadPlus: Expand currently selected directory.
NumpadMinus: Collapse currently selected directory.

Accessibility

Right Shift for eight seconds: Toggle FilterKeys on and off. FilterKeys must be enabled.
Left Alt + Left Shift + PrintScreen: Toggle High Contrast on and off. High Contrast must be enabled.
Left Alt + Left Shift + NumLock: Toggle MouseKeys on and off. MouseKeys must be enabled.
NumLock for five seconds: Toggle ToggleKeys on and off. ToggleKeys must be enabled.
Shift five times: Toggle StickyKeys on and off. StickyKeys must be enabled.

Microsoft Natural Keyboard with IntelliType Software Installed

Win + L: Log off Windows.
Win + P: Open Print Manager.
Win + C: Open control panel.
Win + V: Open clipboard.
Win + K: Open keyboard properties.
Win + I: Open mouse properties.
Win + A: Open Accessibility properties.
Win + Space: Displays the list of Microsoft IntelliType shortcut keys.
Win + S: Toggle CapsLock on and off.

Remote Desktop Connection Navigation

Ctrl + Alt + End: Open the NT Security dialog.
Alt + PageUp: Switch between programs.
Alt + PageDown: Switch between programs in reverse.
Alt + Insert: Cycle through the programs in most recently used order.
Alt + Home: Display start menu.
Ctrl + Alt + Break: Switch the client computer between a window and a full screen.
Alt + Delete: Display the Windows menu.
Ctrl + Alt + NumpadMinus: Place a snapshot of the entire client window area on the Terminal server clipboard and provide the same functionality as pressing Alt + PrintScreen on a local computer.
Ctrl + Alt + NumpadPlus: Place a snapshot of the active window in the client on the Terminal server clipboard and provide the same functionality as pressing PrintScreen on a local computer.

Mozilla Firefox 1.x

Ctrl + Tab or Ctrl + PageDown: Cycle through tabs.
Ctrl + Shift + Tab or Ctrl + PageUp: Cycle through tabs in reverse.
Ctrl + (1-9): Switch to tab corresponding to number.
Ctrl + N: New window.
Ctrl + T: New tab.
Ctrl + L or Alt + D or F6: Switch focus to location bar.
Ctrl + Enter: Open location in new tab.
Shift + Enter: Open location in new window.
Ctrl + K or Ctrl + E: Switch focus to search bar.
Ctrl + O: Open a local file.
Ctrl + W: Close tab, or window if there’s only one tab open.
Ctrl + Shift + W: Close window.
Ctrl + S: Save page as a local file.
Ctrl + P: Print page.
Ctrl + F or F3: Open find toolbar.
Ctrl + G or F3: Find next…
Ctrl + Shift + G or Shift + F3: Find previous…
Ctrl + B or Ctrl + I: Open Bookmarks sidebar.
Ctrl + H: Open History sidebar.
Escape: Stop loading page.
Ctrl + R or F5: Reload current page.
Ctrl + Shift + R or Ctrl + F5: Reload current page; bypass cache.
Ctrl + U: View page source.
Ctrl + D: Bookmark current page.
Ctrl + NumpadPlus or Ctrl + Equals (+/=): Increase text size.
Ctrl + NumpadMinus or Ctrl + Minus: Decrease text size.
Ctrl + Numpad0 or Ctrl + 0: Set text size to default.
Alt + Left or Backspace: Back.
Alt + Right or Shift + Backspace: Forward.
Alt + Home: Open home page.
Ctrl + M: Open new message in integrated mail client.
Ctrl + J: Open Downloads dialog.
F6: Switch to next frame. You must have selected something on the page already, e.g. by use of Tab.
Shift + F6: Switch to previous frame.
Apostrophe (’): Find link as you type.
Slash (/): Find text as you type.

BBCode (This forum’s posting)

While text is selected:
Alt + B: Format text in bold.
Alt + I: Format text in italics.
Alt + U: Format text as underlined.
Alt + Q: Format text as a quote.
Alt + C: Format text as code.
Alt + L: Format text as a list.
Alt + O: Format text as an ordered list.
Alt + P: Format url as a hotlinked image.
Alt + W: Format url as a hyperlink.

GMail

Must have “keyboard shortcuts” on in settings.
C: Compose new message.
Shift + C: Open new window to compose new message.
Slash (/): Switch focus to search box.
K: Switch focus to the next most recent email. Enter or “O” opens focused email.
J: Switch focus to the next oldest email.
N: Switch focus to the next message in the “conversation.” Enter or “O” expands/collapses messages.
P: Switch focus to the previous message.
U: Takes you back to the inbox and checks for new mail.
Y: Various actions depending on current view:
Has no effect in “Sent” and “All Mail” views.

• Inbox: Archive email or message.
• Starred: Unstar email or message.
• Spam: Unmark as spam and move back to “Inbox.”
• Trash: Move back to “Inbox.”
• Any label: Remove the label.

X: “Check” an email. Various actions can be performed against all checked emails.
S: “Star” an email. Identical to the more familiar term, “flagging.”
R: Reply to the email.
A: Reply to all recipients of the email.
F: Forward an email.
Shift + R: Reply to the email in a new window.
Shift + A: Reply to all recipients of the email in a new window.
Shift + F: Forward an email in a new window.
Shift + 1 (!): Mark an email as spam and remove it from the inbox.
G then I: Switch to “Inbox” view.
G then S: Switch to “Starred” view.
G then A: Switch to “All Mail” view.
G then C: Switch to “Contacts” view.
G then S: Switch to “Drafts” view.